שירותי מזכירות

חוויית שירות מקסימלית, בכל יום ובכל שעה

מזכירת החברה אינה פנויה היום? העבירו את השיחות ל WeCall והעניקו ללקוחותיכם חוויית שירות מקסימלית, בכל יום ובכל שעה. הזמנת שירותי מזכירות מאפשרת ללקוחותיכם לקבל מענה אנושי מיידי על ידי עובדים קבועים בחברתנו המכירים את מהות העסק שלכם. המזכירה יכולה לתאם עבורכם פגישות, לטפל בשירות הלקוחות המסור, להתכתב עם הספקים השונים ולבצע פעולות נוספות בהתאם להדרכה שלכם.

שירותי מזכירות יכולים להחליף תקן בחברה

עם השנים ארגונים רבים גילו כי מיקור חוץ של שירותי מזכירות יכול להיות הרבה מעבר למענה טלפוני זמני. הוא מסוגל להחליף תקנים שונים בחברה, כאשר כל מזכירה מייצגת מחלקה נפרדת בארגון. תוכלו להכשיר את המזכירות לתחום אחד בחברה או ללמד אותה להעניק שירות לקוחות ולסייע בעבודה השוטפת במספר תחומים.

שירותי מזכירות הפכו עם השנים לאמצעי התייעלות חשוב בתוך החברה. חשבו מתי לאחרונה מצאתם את עצמכם בשיחה ארוכה יתר על המידה עם לקוח שמנעה מכם להתמקד בשאר המשימות החשובות ביותר מהלך יום העבודה. לו רק הייתה מזכירה שמבצעת את השיחה, מעניקה ללקוח תחושה של יחס אישי ומבצעת את כל המשימות הקשורות ללקוח באופן מיידי. כך, אתם מפנים את המשאב היקר ביותר שלכם ושל העובדים הבכירים בחברה – הזמן. אם אינכם צריכים להתעסק בקריאת המיילים שמגיעים למחלקת המכירות ושירות הלקוחות אתם יכולים להתמקד בבניית האסטרטגיה של העסק ולהתפתח.

שירותי מזכירות איכותיים על ידי עובדים מיומנים

ב- WeCall אנו מתמחים בהתאמה העובדים המתאימים ביותר ל-DNA של העסק שלכם. כל אחד מהפקידים העובדים במשרדנו הוא בעל ניסיון בביצוע מגוון רחב של פעולות:

  • שירותי מזכירות על ידי פקידים בעלי ידע בתוכנות אופיס
  • שירותי מזכירות במסגרתם ניתן ליזום משלוח אי-מיילים ופקסים לכתובות שסופקו מראש או התקבלו על ידי המזכירה
  • שירותי מזכירות מרחוק המספקות מענה לטלפונים בסניפים השונים של החברה
  • שירותי מזכירות הכוללים הפניית שיחות לאדם המתאים
  • קבלת הודעות וניסוחן באופן ברור לכל אחד מסניפי החברה
  • פתרון בעיות מיידיות הנמצאות בתחומי האחריות של הפקיד
  • שירותי מזכירות הכוללים משלוח הצעות מחיר על פי מחירון ידוע מראש
  • שירותי מזכירות הכוללים ניסוח מסמכים ותכתובות
  • התחלת שיחות ועידה מרובות משתתפים
  • תיאום והזזת פגישות פנימיות בחברה ופגישות עם ספקים ולקוחות
  • משלוח חשבוניות
  • שירותי מזכירות מרחוק הכוללים ארגון וסריקה של המסמכים הרלוונטיים
  • תפעול תוכנות CRM בענן במסגרת שירותי מזכירות מרחוק
  • ניהול מלאי והזמנת מלאי נוסף
  • שירותי מזכירות לעסקים קטנים וגדולים הכוללים הזמנת ציוד משרדי לעסק
  • שירותי מזכירות מרחוק להענקת מענה מיידי גם לעובדי החברה הפונים למחלקת משאבי אנוש

לצד כל אלה במסגרת שירותי מזכירות בחברת WeCall, תוכלו גם להכשיר את המזכירה להעניק שירות לקוחות מתקדם באוריינטציה שיווקית. מהו?

שירותי מזכירות באוריינטציה שיווקית

חלק מהחברות בוחרות לשלב בין שירותי מזכירות למענה טלפוני אנושי מכירתי. מזכירות רבות יודעות לשווק את מוצרי החברה ולהסביר עליהן בהרחבה. שיחות נכנסות יכולות להפוך לשיחות מכירה ולהוביל לקשר ארוך טווח עם לקוחות נאמנים שמרוצים מהשירות שהם מקבלים מהעסק. אין זה משנה אם אתם עסק של אדם אחד או שניים או ארגון בינלאומי מרובה עובדים, שירותי מזכירות מקצועיים יסייעו לכם לבנות את האמון הדרוש עם הלקוח. לאורך זמן, הקשרים הללו מסייעים לבנות מוניטין לעסק ולהוביל אותו לצמיחה והצלחה. ב- WeCall אנו מכשירים את הפקידים לענות באדיבות לכל שיחה, גם אם מצדו השני של הקו נמצא לקוח זועם הזקוק לשירות מיידי וטיפול בבעיה. הטיפול המסור שיקבל יסייע בשימור הלקוח ויגביר את שביעות רצונו, דבר שיוביל למכירת שירותים ומוצרים נוספים לאותו הלקוח בעתיד.

תהליך עבודה

איפיון הפרויקט

קביעת יעדי הפרויקט ואפיון קהל היעד

1

2

ניתוח ופילוח קהל המטרה

יצירת מאגר הרשומות עליו הנציגות האישיות יעבדו

יצירת תסריט שיחה

תסריטי שיחה, טיפול בהתנגדויות ומסמך שאלות תשובות תדירות

3

4

הכשרת הנציגה האישית

סימולציות מכירה עם דגש על טיפול בהתנגדויות ומקצועיות הנציגות

תחילת הוצאת שיחות

מלווה באופן צמוד ע"י מנהלת המוקד ושליחת הקלטות שוטפות למזמין השירות

5

6

העסק מזנק קדימה

היומן מתחיל להתמלא בפגישות ומכירות והמחזור גדל בהתאם

איפיון הפרויקט

קביעת יעדי הפרויקט ואפיון קהל היעד

1

2

ניתוח ופילוח קהל המטרה

יצירת מאגר הרשומות עליו הנציגות האישיות יעבדו

יצירת תסריט שיחה

תסריטי שיחה, טיפול בהתנגדויות ומסמך שאלות תשובות תדירות

3

הכשרת הנציגה האישית

סימולציות מכירה עם דגש על טיפול בהתנגדויות ומקצועיות הנציגות

4

תחילת הוצאת שיחות

מלווה באופן צמוד ע"י מנהלת המוקד ושליחת הקלטות שוטפות למזמין השירות

5

העסק מזנק קדימה

היומן מתחיל להתמלא בפגישות ומכירות והמחזור גדל בהתאם

6

חיסכון בזמן

לא מצליח להשתלט על כל הפניות? אנו נאתר לקוחות שלא ענו ונקבל שיחות בזמן אמת

ניסיון ומקצועיות

אנו נדע לנהל יומן פגישות מסודר עבורך ולנהל מעקב אחר כל פניה והטיפול בה כפי שהוגדר לנו על ידך.

מוניטין

החברה קיימת מעל 10 שנים ומעניקה שירותים לחברות המובילות בישראל בצורה עקבית ורציפה​ ועם רמת שביעות רצון מהגבוהות בענף​

זמינות, שקיפות, בקרה

בעזרת מערכות הטכנולוגיה המתקדמות שלנו תקבל גישה ודיווח בכל שלבי הפעילות כולל הקלטות שיחה שוטפות.

הגיע הזמן ל- WeCall

השאירו שם וטלפון ונחזור אליכם מייד

שירותי מזכירות – מה עושים עם מספר שיחות במקביל?

אחד מהאתגרים עמן מתמודדות חברות גדולות כיום היא פניה של כמות גדולה של לקוחות הנמצאים בבית ומעוניינים לקבל מידע על השירותים או לתאם פגישה עם נציגי המכירות. בתוך שעה אחת החברה עשויה לקבל מספר עשרות של פניות. במוקד WeCall אנו מעניקים שירותי מזכירות לעסקים קטנים וגדולים על ידי יותר מפקיד אחד באותו הזמן. דמיינו שיש צי של פקידות המוכנות לבצע את הפעולות השונות עבורכם באותה יעילות של פקידה שהועסקה במשרד במשך שנים רבות.

אינכם צריכים לדאוג לתהליך ההכשרה של הצוות. אנו מקבלים מכם את כל המידע מראש ומעסיקים את האנשים המתאימים ביותר על מנת שיעניקו שירותי מזכירות מתקדמים לעסק שלכם. אם אתם עוסקים בתחומים טכניים או בשירותים רפואיים – המזכירות יוכשרו לתת את השירות תוך שימוש בשפה המקצועית המתאימה. במידת הצורך, ניתן לתכנן תסריטי שיחה מוכנים מראש בהן אותו עובד יכול להיעזר כדי לתת מענה ללקוחות הנתקלים בבעיות נפוצות.

שירותי מזכירות מרחוק: אינכם צריכים לרכוש ציוד יקר

שימוש ביתרונות של שירותי מזכירות לעסקים קטנים חוסך לכם הון גם בפן התפעולי. העסקת פקידים ומזכירות בחברה מחייבת רכישת ריהוט משרדי, מכשור חשמלי כמו מדפסות, מחשבים, מכשירי פקס, סורקים, מערכת טלפוניה ומוצרים נוספים. שירותי מזכירות במיקור חוץ, לעומת זאת, אינם מחייבים אתכם לרכוש ולו מוצר אחד. אצלנו ב- WeCall כל אחד מהעובדים משתמש בציוד הקיים במשרדים שלנו, ציוד המתוחזק בקביעות ומתעדכן בטכנולוגיות העכשוויות.

אם עד היום ניסיתם לתת ללקוחותיכם מענה באמצעות עובדים שהייתם צריכים להכשיר שוב ושוב וסבלתם מתחלופה גבוהה של מזכירות, שירותי מזכירות מבית WeCall יהוו עבורכם את חבל ההצלה לעסק. מהיום לא תצטרכו להכשיר ולו עובד אחד כדי לבצע את הפעולות היומיומיות הבסיסיות לצורך יצירת הכנסה.

פנו אלינו עוד היום וגלו כיצד שירותי מזכירות יכולים לשנות את הדרך בה עבדתם עד היום, לקצץ בהוצאות התפעול והציוד בעסק ולפנות לכם את הזמן הדרוש לעסוק בפיתוח וצמיחה.

דילוג לתוכן