מוקד טלפוני לאישורי הגעה לאירוע: הסוד לאירוע מלא

אתם מתכננים כנס עסקי או אירוע חברה משמעותי.

השקעתם עשרות, אולי מאות אלפי שקלים באולם, בקייטרינג הכי נחשב, בתאורה, ובמרצים הכי מבוקשים בתעשייה שלכם.

הכל מוכן, ההזמנות נשלחו, ויש לכם רשימה יפה של אנשים שלחצו על "אגיע" בלינקדאין או במייל.

אבל מנסיוני של מעל לעשור בתחום ניהול קשרי הלקוחות והמוקדים הטלפוניים, אני יכול להבטיח לכם דבר אחד.

המרחק בין קליק וירטואלי לבין נוכחות פיזית באולם – הוא עצום.

כאן בדיוק נכנס לתמונה מוקד טלפוני מקצועי לאישורי הגעה לאירועים עסקיים, וזה הרבה יותר מסתם לשאול "האם תגיע?".

במאמר הזה, אני הולך לפרק לגורמים את כל מה שאתם צריכים לדעת על הפעלת מוקד כזה.

אנחנו נדבר על הפסיכולוגיה של השיחה, על למה אסור לכם להתפשר על כוח אדם זול, ואיך הופכים את הפעולה הפשוטה הזו למנוע צמיחה, טיוב נתונים והגדלת מכירות עבור העסק שלכם.

אם תקראו עד הסוף, תבינו בדיוק איך חברה כמו WeCall משנה את כל חוקי המשחק, ולמה הזמן שלכם שווה הרבה יותר מדי בשביל לבזבז אותו על חיוגים.

1. הסיוט הכי גדול של מפיק כנסים (ואיך לא להתעורר אליו)

בואו נדבר רגע על המציאות הכואבת של כנסים עסקיים.

אנשי עסקים, מנכ"לים, מנהלי רכש וסמנכ"לי משאבי אנוש – הם אנשים עסוקים מאד.

הם יכולים לאשר הגעה לכנס שלכם חודש מראש, מתוך כוונה אמיתית להגיע.

אבל אז, בבוקר האירוע, יש משבר במשרד, הילד חולה, או שפשוט יש פקקים נוראיים באיילון.

התוצאה? כיסאות ריקים באולם.

כיסא ריק בכנס עסקי הוא לא רק עניין של חוסר נעימות מול המרצה.

זה כסף ששילמתם על מנת קייטרינג שתיזרק לפח.

והרבה יותר גרוע מזה – זו הזדמנות עסקית (ליד) שפשוט התפספסה.

כשאנחנו מפעילים מוקד לאישורי הגעה, המטרה הראשונה שלנו היא למזער את תופעת ה"נו-שואו" (No-Show) לאחוזים בודדים בלבד.

למה מייל או הודעת סמס פשוט לא מספיקים בשנת 2024?

אני שומע הרבה בעלי עסקים שאומרים לי: "אבל שלחתי להם זימון בגוגל קלנדר, ויש לי מערכת אוטומטית ששולחת סמס יום לפני".

זה נחמד, באמת.

אבל טכנולוגיה, מתקדמת ככל שתהיה, לא יכולה להחליף את המחויבות הפסיכולוגית שנוצרת בשיחה אנושית.

כשבן אדם מקבל סמס, קל לו מאד להתעלם ממנו, או במקרה הטוב, להשיב "3" לביטול.

אבל כשמתקשר אליו נציג מקצועי, שמדבר איתו בגובה העיניים, מסביר לו על הערך שהוא יקבל בכנס, ומייצר איתו חיבור קצר ואנושי – רמת המחויבות קופצת לשמיים.

פתאום, זה כבר לא כנס אנונימי, אלא אירוע שיש מאחוריו פנים וקול.

מעבר לכך, שיחה טלפונית מאפשרת לטפל בהתנגדויות בזמן אמת.

אם הלקוח הפוטנציאלי אומר: "אני לא בטוח שאספיק בגלל החניה", הנציג המיומן שלנו מיד משיב: "אין בעיה, דאגנו לחניון שמור במיוחד עבורכם בחינם, אני שולח לך עכשיו לינק לווייז".

סמס לא יכול לעשות את זה. רק מוקד טלפוני איכותי יכול.

2. אל תתנו לילדים לשחק לכם בלידים: למה חייבים מומחים?

כאן אנחנו מגיעים לאחת הנקודות הכי קריטיות בכל הסיפור הזה.

יש נטייה בתעשייה לחשוב ש"לעשות טלפונים לאישור הגעה" זו משימה פשוטה.

חברות רבות שוכרות סטודנטים או נציגים חסרי ניסיון, משלמות להם שכר מינימום, ונותנות להם דף עם טקסט להקריא.

זו טעות אסטרטגית שיכולה לעלות לכם במוניטין של החברה.

כשאתם מזמינים לקוחות B2B (עסקים מול עסקים) לכנס, אתם פונים למקבלי החלטות.

הם יודעים לזהות חוסר מקצועיות מקילומטר.

הם שומעים את חוסר הביטחון בקול, הם קולטים כשהנציג מקריא מתוך דף, והם מתעצבנים כשהנציג לא יודע לענות להם על שאלות בסיסיות על העסק שלכם.

ב-WeCall, אנחנו עובדים אחרת לגמרי.

אנחנו מעסיקים אך ורק אנשי מכירות ושירות ותיקים, אנשים שנושמים את עולם שירות הלקוחות, ולא טלפנים או מוקדנים מתחילים.

הם מבינים עסקים, הם יודעים איך לדבר עם מנכ"ל, ואיך לנהל שיחה קולחת, אינטליגנטית ומכבדת.

האנטומיה של שיחת אישור הגעה עסקית מושלמת

איך בעצם נראית שיחה כזו כשהיא מבוצעת על ידי מקצוענים?

קודם כל, היא מתחילה בהכנה מוקדמת ויסודית.

צוות ייעודי שלנו ב-WeCall לומד לעומק את נתוני הפעילות העסקית שלכם.

אנחנו לומדים מי הקהל שלכם, מה מטרת הכנס, מי המרצים, ומה הציפיות שלכם.

כשהנציג שלנו מתקשר, הוא מציג את עצמו מטעם החברה שלכם – והוא עושה את זה בטבעיות מוחלטת.

הוא לא נשמע כמו "מוקד חיצוני", אלא כמו חלק בלתי נפרד מהמשרד שלכם.

הוא ישאל בשלומו של הלקוח, יוודא שהוא קיבל את ההזמנה, ויאשר את ההשתתפות באדיבות ובמקצועיות.

אם יש צורך, הוא יאסוף פרטים נוספים (כמו רגישויות למזון, או שמות של קולגות נוספים שרוצים להצטרף).

בסוף השיחה, הלקוח שלכם מנתק כשהוא מרגיש מוערך, מכובד, ובעיקר – מחכה כבר להגיע לכנס שלכם.

3. מה קורה כשמשלבים אישורי הגעה עם טיוב נתונים? (רמז: קסם עסקי)

אחד היתרונות העצומים של עבודה עם מוקד מקצועי במיקור חוץ, הוא היכולת לייצר ערך מוסף באותה שיחת טלפון.

בואו נהיה כנים – רשימות תפוצה עסקיות מתיישנות מהר מאד.

אנשים עוברים תפקידים, מחליפים מספרי טלפון, או עוזבים חברות.

כשאנחנו ב-WeCall מבצעים עבורכם את קמפיין אישורי ההגעה, אנחנו לא רק מסמנים "וי" או "איקס" ליד השם של הלקוח.

אנחנו מבצעים תהליך עמוק של טיוב נתונים.

הנציג שלנו מנצל את ההזדמנות כדי לוודא שכל הפרטים של איש הקשר מדויקים.

הוא יוודא את המייל המעודכן, את הטייטל המדויק שלו בחברה, ואת מספר הנייד הישיר שלו.

אם איש הקשר הרלוונטי עזב, הנציג שלנו יידע לשאול בשיא הטבעיות: "הבנתי, ומי היום ממלא את מקומו בתחום הרכש? נשמח מאד להזמין אותו לכנס שלנו".

כך, לא רק שאתם מקבלים ודאות לגבי כמות המשתתפים, אתם מקבלים בחזרה דאטה בייס מבריק, נקי ומעודכן, שישמש את צוות המכירות שלכם עוד חודשים ארוכים קדימה.

זהו ניצול משאבים חכם, וזו בדיוק המשמעות של "תפירה בהתאמה אישית" שאנחנו מציעים.

4. השילוש הקדוש: זמן, כסף, וראש שקט למנהלים

אם יש משפט אחד שאני מאמין בו באמונה שלמה בעולם העסקים, הוא זה:

אם הזמן שלך שווה כסף – אל תבזבז אותו.

הפקת כנס עסקי שואבת משאבים אדירים מהארגון.

מנהלי השיווק, סמנכ"לי המכירות, ואפילו המנכ"לים עצמם – כולם מגויסים להצלחת האירוע.

הדבר האחרון שאתם רוצים, זה שהצוות היקר והמוכשר שלכם, במקום לסגור עסקאות או לתכנן אסטרטגיה, יישב שעות על הטלפון כדי לשמוע צליל תפוס, או כדי להשאיר הודעות קוליות לאנשים שלא עונים.

שירותי WeCall מאפשרים לכם להתמקד בעבודת השטח ובתחום ההתמחות שלכם.

אנחנו לוקחים את העבודה השחורה, אך הקריטית הזו, ומבצעים אותה ביעילות שיא.

הצוות שלנו מורגל בחיוג מסיבי, בניהול זמנים נכון, ובחזרה טלפונית למי שלא ענה בשעות חכמות יותר.

תשלום מבוסס תוצאות? כן, זה מודל שעובד וקיים

אחד הדברים שהכי מפחידים בעלי עסקים כשהם פונים לחברות מיקור חוץ, הוא חוסר הוודאות לגבי התשלום.

"מה אם אשלם על שעות של מוקדנים שרק שתו קפה ולא תפסו אף אחד?"

זו דאגה לגיטימית לחלוטין, ולכן הגישה שלנו ב-WeCall היא פשוטה, הוגנת וחסרת תקדים:

התשלום מבוסס תוצאות בלבד.

כן, קראתם נכון. אנחנו כל כך בטוחים באיכות הצוות המנצח שלנו, ביכולות השיחה שלהם, ובמערכות שלנו, שאנחנו קושרים את ההצלחה שלנו ישירות להצלחה שלכם.

מודל כזה מבטיח שהאינטרסים שלנו זהים לחלוטין לשלכם.

אנחנו לא נחים עד שאנחנו משיגים עבורכם את הלקוחות, מאשרים את הגעתם, ומוודאים שהאירוע שלכם יהיה מלא עד אפס מקום בקהל איכותי ורלוונטי.

5. שקיפות מוחלטת במוקד טלפוני: או ככה, או שלא עובדים בכלל

אמון הוא מצרך נדיר בעסקים, במיוחד כשאתם מפקידים את הקול של החברה שלכם בידיים חיצוניות.

לא פעם פגשתי לקוחות שנכוו בעבר מחברות טלמרקטינג שונות, שהבטיחו הרים וגבעות, אבל בפועל סיפקו שירות לקוי שהזיק לתדמית החברה.

ב-WeCall, הפכנו את המושג "שקיפות" לדרך חיים.

אנחנו מאמינים בעבודה מתוך שקיפות מוחלטת, ואין אצלנו "קופסאות שחורות".

איך זה בא לידי ביטוי ביומיום?

במוקד הטלפוני שלנו, כל השיחות המתקיימות מטעם העסק שלכם – מוקלטות לחלוטין.

השיחות הללו נותרות זמינות עבורכם לצרכי בקרה בכל שעות היממה.

מערכת הדיווח שתעשה לכם סדר בעיניים ובכיס

מעבר להקלטות, פיתחנו ב-WeCall מנגנון דיווח מתקדם וחכם.

אתם לא צריכים לרדוף אחרינו או לנחש מה מצב אישורי ההגעה לאירוע שלכם.

מדי יום, נעדכן אתכם בכל הנעשה בצורה מסודרת, גרפית וברורה.

כמה אנשים אישרו? כמה סירבו (ולמה)? כמה ביקשו שיחזרו אליהם מחר? אילו נתונים טויבו ומי השאיר פרטים חדשים?

הדיווח היומי הזה מאפשר לכם לשמור על ראש שקט לחלוטין.

אתם יכולים להתפנות לעבודה השוטפת, בידיעה כי תחומי האחריות שהפקדתם בידינו מתקדמים לשביעות רצונכם המלאה, וששום ליד לא נופל בין הכיסאות.

6. מעטפת שירותים מלאה לעסק שלך: הרבה מעבר לאישורי הגעה

עד עכשיו דיברנו בהרחבה על אישורי הגעה לכנסים עסקיים.

אבל כנס, מוצלח ככל שיהיה, הוא רק אירוע נקודתי על ציר הזמן של העסק שלכם.

כחברת WeCall, אנחנו מספקים מגוון רחב של פתרונות תומכי שירות ומכירה לניהול עסקים.

המוקד שלנו יודע להתלבש על העסק שלכם כמו כפפה ליד, ולספק פתרונות הוליסטיים שמגדילים רווחיות.

למשל, שירותי טלמיטינג לקביעת פגישות עסקיות.

הכנס הסתיים? נהדר. עכשיו יש לכם רשימה של אנשים שביקרו בדוכן שלכם או צפו בהרצאה.

זה הזמן להכות בברזל בעודו חם. הצוות שלנו יבצע שיחות פול-אפ (Follow up) חכמות, ויקבע עבורכם פגישות עסקיות עם הלידים החמים ביותר שיצאו מהכנס.

בנוסף, אנחנו מספקים שירותי מוקד טלפוני (Inbound) למענה מקצועי ואדיב ללקוחות שמתקשרים אליכם.

השיחות הנכנסות שלכם בידיים טובות. במקום שלקוח ימתין על הקו או יגיע לתא קולי, הצוות שלנו ידע להשיב באדיבות, לאסוף פרטים ולהפנות את השיחות אליכם בצירוף כל המידע הרלוונטי.

רוצים לדעת מה הלקוחות חשבו על הכנס? תנו לנו לבדוק

עוד שירות קריטי שאנחנו מספקים הוא צוות ביצוע סקרים ומשובים.

יום אחרי הכנס, חשוב לדעת מה הלקוחות חשבו על התוכן, על הארגון, ובעיקר – האם הם מתעניינים בשירותים שלכם בעקבות האירוע.

ביצוע סקר טלפוני קצר ונעים על ידי נציגים מיומנים, מספק לכם תמונת מצב מדויקת, ומייצר לכם עוגנים לשיפור לקראת האירוע הבא, וכמובן – עוד הזדמנויות מכירה.

7. איך בוחרים את הנציג המושלם ללוות את החברה שלכם?

אחד הדברים שמייחדים אותנו ב-WeCall, הוא שאנחנו מבינים שאין עסק שדומה למשנהו.

חברת סייבר שפונה למנהלי אבטחת מידע, צריכה סגנון שיחה שונה לחלוטין מחברת קוסמטיקה שפונה לבעלות קליניקות.

לכן, אנחנו מעמידים לרשותך את האפשרות לבחור את נציג המוקד הטלפוני שילווה את החברה שלך.

כן, אנחנו מאפשרים התאמה פרסונלית.

אנחנו נציג בפניכם את אנשי הצוות המנוסים שלנו, ואתם תוכלו לבחור את הקול, הסגנון והאנרגיה שהכי מתאימים למותג שלכם.

הפעלת מוקד טלפוני ביחד עם הצוות המקצועי שלנו יבטיח שכל לקוח שיקבל מאיתנו טלפון, או יתקשר אליכם, יקבל מענה מקיף, מקצועי, סבלני, אדיב – ופשוט ירצה לדבר איתנו (ועם החברה שלכם) שוב.

8. 6 שאלות ותשובות שיחסכו לכם הרבה התלבטויות (והרבה כסף)

במהלך השנים שאני מלווה חברות בתחום המוקדים והשירות, אספתי את השאלות הנפוצות ביותר שמנהלים שואלים אותי לפני יציאה לקמפיין.

הנה התשובות הכי ישירות, כנות ומקצועיות שיש:

• האם אתם עושים אישורי הגעה גם לחתונות ואירועים פרטיים?
  
  לא. חברת WeCall מתמחה בעסקים, ומספקת שירותי אישורי הגעה לאירועים וכנסים עסקיים בלבד (B2B). המומחיות שלנו היא בשיח מול מקבלי החלטות, מנהלים ולקוחות עסקיים.
• כמה זמן מראש מומלץ להתחיל את סבב הטלפונים לאישור הגעה?
  
  מנסיוני, התזמון המושלם הוא בין 5 ל-7 ימים לפני האירוע. זה מספיק קרוב כדי שהיומן של הלקוח יהיה סגור, ומספיק רחוק כדי שאם הוא לא יאשר, תוכלו להזמין אנשים מרשימת ההמתנה שלכם במקומו. במקרים של כנסים ענקיים, אפשר לעשות סבב ראשוני שבועיים לפני, וסבב וידוא קצר יומיים לפני.
• הלקוחות שלי הם מנכ"לים בכירים. הם לא יכעסו ש"מוקדן" מתקשר אליהם?
  
  זו בדיוק הסיבה שאנחנו לא מעסיקים "מוקדנים מתחילים". הצוות שלנו מורכב מאנשי שירות ומכירות ותיקים שיודעים לנהל שיחת עסקים ברמה הגבוהה ביותר. הם מזדהים כנציגי החברה שלכם, והשיחה מתנהלת בכבוד הראוי וללא סממנים של "טלמרקטינג זול".
• מה קורה אם הלקוח שואל שאלות מקצועיות על הכנס במהלך השיחה?
  
  הצוות שלנו מגיע מוכן. לפני תחילת העבודה, אנחנו מבצעים למידת עומק של נתוני הפעילות העסקית שלכם. אנחנו מקבלים מכם מסמך שאלות ותשובות (FAQ) וכל מידע רלוונטי על הלו"ז, החניה, נושאי ההרצאות וכו'. הנציג יידע לתת מענה מיידי לרוב השאלות, ואם תהיה שאלה מורכבת במיוחד – הוא ירשום אותה באדיבות ויעביר אותה להמשך טיפולכם.
• איך באמת עובד עניין התשלום המבוסס תוצאות?
  
  בצורה הפשוטה והשקופה ביותר. אנחנו מגדירים מראש מהי "תוצאה" (למשל: יצירת קשר עם הלקוח, קבלת תשובה סופית של כן/לא, וטיוב הנתונים שלו). אתם משלמים רק על ההצלחות שלנו בפועל, ולא על שעות או על שיחות שלא נענו. זה ווין-ווין קלאסי.
• האם אנחנו מקבלים את רשימת המוזמנים בחזרה כשהיא מסודרת?
  
  ברור. אנחנו עובדים בסטנדרטים הגבוהים ביותר. אתם תקבלו מדי יום דוח מסודר, ובסיום הפרויקט קובץ מפורט, נקי ומטויב, שתוכלו להזין ישירות למערכת ה-CRM שלכם בלחיצת כפתור.

9. שורת המחץ: סיכום שיגרום לכם לעשות חושבים לפני הכנס הבא

אם הגעתם עד לכאן, אתם כבר מבינים שניהול אישורי הגעה לאירועים עסקיים זה מקצוע לכל דבר ועניין.

זה לא עניין של "על הדרך", וזה בטח לא משהו שכדאי להפיל על המזכירה העמוסה שלכם יומיים לפני הכנס.

זהו מהלך אסטרטגי שמשפיע ישירות על ההצלחה של האירוע שלכם, על הנראות שלו, ועל שורת הרווח של החברה.

כשאתם בוחרים בשירותי המוקד הטלפוני מבית WeCall, אתם לא רק קונים שירות – אתם רוכשים לעצמכם שותפים אמיתיים לדרך.

אתם נהנים מהאיכותיים והמקצועיים בישראל בתחומם, מצוות מנצח שמבין את העסק שלכם, ממערכות שקיפות מלאות, וממודל כלכלי שהופך את ההשקעה למשתלמת במיוחד.

אז בפעם הבאה שאתם מתכננים כנס חשוב, ורוצים להיות בטוחים שהאולם יהיה מלא בלקוחות רלוונטיים, מחויבים, ושמחים לבוא – אל תשאירו את זה ליד המקרה.

תנו למקצוענים של WeCall לנהל עבורכם את השיחות.

אנחנו נדאג שהם יגיעו. אתם תדאגו להדהים אותם על הבמה.