שירות טלפוני לאישורי הגעה לכנסים ותערוכות שמגדיל נוכחות באירוע

תארו לעצמכם את התרחיש הבא: עבדתם במשך חצי שנה על כנס לקוחות עסקיים. שכרתם את האולם הכי מרשים שיש, הזמנתם קייטרינג שף שגורם לאנשים להזיל ריר רק מלקרוא את התפריט, וסגרתם מרצים מהשורה הראשונה. בקיצור, השקעתם הון עתק, שלא נדבר על המשאבים הנפשיים והזמן היקר שלכם. הבוקר הגדול מגיע, הדלתות נפתחות, ו… חצי מהכיסאות ריקים. תחושת ההחמצה ברגע הזה היא משהו שקשה לתאר במילים. אבל החדשות הטובות הן שזה ממש, אבל ממש, לא חייב להיות ככה. מנסיוני רב השנים בניהול מערכי תקשורת מול לקוחות ובניית אסטרטגיות לכנסים ותערוכות עסקיות, למדתי שההבדל בין אולם חצי ריק לאולם מלא מפה לפה, שוקק חיים ומלא בהזדמנויות עסקיות – טמון בפעולה אחת, פשוטה לכאורה, אך קריטית: שירות טלפוני מקצועי לאישורי הגעה. במאמר הזה אני הולך לקחת אתכם אל מאחורי הקלעים של תעשיית הכנסים העסקיים, ולחשוף בפניכם את כל הסודות, השיטות והפסיכולוגיה שמאחורי שיחת אישור הגעה מנצחת. אנחנו נבין למה טכנולוגיה לבדה לא מספיקה, איך מנהלים שיחה עם מנכ"לים ואנשי עסקים עסוקים, וכיצד נציג טלפוני מיומן יכול לא רק להבטיח נוכחות, אלא גם להגדיל את המכירות שלכם על הדרך.

רבים נוטים לחשוב שבעידן הדיגיטלי, שיחת טלפון היא משהו שאבד עליו הכלח. הרי יש לנו מערכות דיוור אוטומטיות, הודעות ווטסאפ רובוטיות, ודפי נחיתה מעוצבים לעילא. אז למה צריך בן אדם אמיתי שירים את השפופרת? התשובה הקצרה היא: בגלל המחויבות. התשובה הארוכה היא בדיוק מה שאנחנו הולכים לצלול אליו עכשיו, צעד אחר צעד, כדי שתבינו איך מוקד טלפוני איכותי, המבוסס על אנשי מכירות ושירות ותיקים ולא על מוקדנים מתחילים, הוא למעשה הנשק הסודי של כל חברה מצליחה. אז קחו לכם כוס קפה, שבו בנחת, ובואו נתחיל להבין איך הופכים את הכנס הבא שלכם לאירוע שכולם ידברו עליו.

73% מהמוזמנים העסקיים שלכם מתעלמים מהמייל – מה עושים עכשיו?

בואו נדבר קצת על מספרים, ובעיקר על המציאות של אנשי עסקים בימינו. מנהל ממוצע מקבל עשרות, אם לא מאות, אימיילים ביום. תיבת הדואר הנכנס שלו היא שדה קרב של הצעות מחיר, עדכוני פרויקטים, בקשות מהעובדים, וכן – גם הזמנות לכנסים ותערוכות. כשההזמנה המושקעת שלכם נוחתת אצלו באינבוקס, רוב הסיכויים שהיא מקבלת רפרוף של שתי שניות במקרה הטוב, או נדחקת לתחתית הרשימה במקרה הפחות טוב.

גם אם אותו מנהל ראה את ההזמנה, ואפילו לחץ על הכפתור הירוק והיפה של "אני אגיע" בדף הנחיתה שלכם – זה עדיין לא אומר שהוא באמת יופיע ביום האירוע. למה? כי לחיצה על כפתור לא דורשת שום מאמץ רגשי או מחויבות אישית. זה קל מדי. בבוקר הכנס, פתאום יש משבר במשרד, פקקים נוראיים באיילון, או שפשוט קצת יורד גשם בחוץ – והופה, אותו אישור הגעה דיגיטלי מתאייד כלא היה. ההתחייבות הייתה למערכת ממוחשבת, ולא לאדם. וכאן בדיוק נכנס לתמונה המוקד הטלפוני.

למה הקול האנושי הוא עדיין המלך הבלתי מעורער?

כאשר נציג מקצועי מתקשר לאותו מנהל מספר ימים לפני הכנס, מתרחש קסם פסיכולוגי קטן. פתאום, האירוע הופך למשהו מוחשי. יש אדם בצד השני של הקו שמצפה לראות אותו. הנציג שואל בנימוס, "שלום מר כהן, אנחנו נערכים לקראת הכנס הגדול שלנו ביום שלישי, ורצינו לוודא שהמקום השמור שלך בסטטוס מאושר, האם נוכל לצפות לך?".

ברגע שמר כהן אומר "כן, אני מגיע" לאדם חי ונושם, רמת המחויבות שלו קופצת בעשרות אחוזים. הוא כבר לא מבטל בהינף יד, כי הוא נתן את המילה שלו למישהו. יתרה מכך, שיחת הטלפון משדרת יוקרה. היא אומרת ללקוח הפוטנציאלי: "אתה חשוב לנו. אנחנו משקיעים זמן ומשאבים כדי לוודא שאתה, באופן אישי, תהיה שם". זה מסר ששום אימייל אוטומטי, יפה ככל שיהיה, לא יכול להעביר.

הסוד המקצועי: שיחת טלפון שהיא בעצם מהלך אסטרטגי שלם

אחת הטעויות הנפוצות ביותר שאני רואה אצל ארגונים שמנסים לעשות אישורי הגעה בעצמם, היא ההתייחסות לשיחה כאל משימה טכנית בלבד. הם מושיבים מזכירה, או גרוע מכך – עובד כללי חסר ניסיון, נותנים לו רשימת אקסל, ואומרים לו: "תתקשר ותשאל אם הם באים". זו טעות שעולה ביוקר. שיחת אישור הגעה לכנס עסקי לעולם אינה רק "כן או לא". היא הזדמנות פז ליצירת קשר, לאיסוף מודיעין עסקי, ולהכנת הקרקע למכירה.

מהנסיון שלי, מוקד טלפוני ברמה הגבוהה ביותר – כזה שמופעל על ידי צוות מנצח של אנשי מכירות ותיקים מתחום שירות הלקוחות, ולא על ידי מוקדנים מתחילים או סטודנטים שקוראים מטקסט – יודע להפוך כל שיחה כזו למכרה זהב. נציג איכותי יידע ללמוד לעומק את נתוני הפעילות העסקית של החברה המזמינה, ולהשתמש במידע הזה במהלך השיחה.

איך גורמים למנכ"ל עסוק להקשיב לכם ולחייך?

הסוד טמון בטון הדיבור, באדיבות, ובהבנת הסיטואציה. נציג מיומן יודע לזהות מתי הלקוח בצד השני לחוץ בזמן, ויודע לתמצת את המסר בצורה חדה ומזמינה. הוא לא נשמע כמו רובוט. הוא משלב הומור עדין אם הסיטואציה מאפשרת, ומקרין סמכות נעימה. במקום לשאול שאלות סגורות ומשעממות, הוא יידע לזרוק טיזר קטן: "דרך אגב, כדאי לך להישאר עד הפאנל השני, הולכת להיות שם חשיפה של מוצר חדש שמאד רלוונטי לתחום שלך".

ברגע שהשיחה מתנהלת ברמה כזו, הלקוח לא מרגיש ש"מטרידים" אותו. הוא מרגיש שמכבדים אותו ומעניקים לו שירות VIP. וזה, רבותי, בדיוק מה שגורם לאנשים לעזוב את המשרד הנוח שלהם ולהגיע לכנס שלכם ביום סגרירי.

טיוב נתונים תוך כדי תנועה – שתי ציפורים עסקיות במכה אחת

הנה משהו שרק מומחים אמיתיים מבינים: רשימות התפוצה שלכם כנראה מלאות בנתונים לא מעודכנים. בעולם העסקי (B2B), אנשים מחליפים תפקידים, עוברים חברות, או יוצאים לפנסיה בתדירות גבוהה משאנחנו חושבים. כשאתם שולחים אימייל ל"מנהל הרכש מר ישראלי", והוא עזב לפני חודשיים – האימייל פשוט ילך לאיבוד בתהום הנשייה הדיגיטלית. במקרה הטוב תקבלו הודעת שגיאה, במקרה הרע – פשוט שקט מוחלט.

כאשר אתם מפעילים שירותי מוקד טלפוני מקצועי לאישורי הגעה, אתם מקבלים שירות קריטי נוסף "על הדרך" – טיוב נתונים. הנציג מתקשר לבקש את מר ישראלי, והמזכירה אומרת שהוא עזב. נציג מתחיל יגיד "אה, תודה, סליחה" וינתק. נציג ותיק ומיומן של WeCall, לעומת זאת, יגיד: "אני מבין. מי החליף אותו בתפקיד? אשמח אם תוכלי להעביר אותי אליו, יש לנו הזמנה אישית לכנס מקצועי חשוב שהוא חייב להכיר".

איך הופכים שיחה של "הוא לא נמצא" לליד חם?

בבת אחת, לא רק שעדכנתם את מאגר הנתונים שלכם (טיוב נתונים הלכה למעשה), אלא גם השגתם איש קשר חדש, רענן, שאולי דווקא מאד ישמח להגיע לכנס כדי להוכיח את עצמו בתפקידו החדש ולהרחיב את רשת הקשרים שלו. הנציגים המקצועיים יודעים לאסוף את כל הפרטים הללו, לתעד אותם בצורה מסודרת, ולהפנות את המידע יקר הערך הזה בחזרה אל הארגון שלכם. פתאום, פרויקט אישורי ההגעה הופך למנוע צמיחה ורענון של מערכת ה-CRM שלכם.

הזמן שלכם שווה המון כסף – והגיע הזמן להפסיק לבזבז אותו

אחד המשפטים שאני שומע הכי הרבה ממנהלי שיווק ומנכ"לים הוא: "למה שאני אוציא את זה למיקור חוץ? יש לי אנשי מכירות במשרד, אני פשוט אגיד להם לעשות את הטלפונים האלה". זה נשמע הגיוני על הנייר, אבל במציאות – זו טעות קטלנית שפוגעת בשורת הרווח של החברה. אם הזמן שלכם שווה כסף – ואני מבטיח לכם שהוא שווה המון – אל תבזבזו אותו על משימות שאינן בליבת העשייה שלכם.

אנשי המכירות שלכם גויסו כדי למכור. הם צריכים לצאת לעבודת שטח, לסגור עסקאות גדולות, ולהתמקד בתחום ההתמחות שלהם. ברגע שאתם מושיבים איש מכירות "תותח" לעשות 300 טלפונים של אישורי הגעה, קורים שני דברים נוראיים: הראשון – הוא מתסוכל. איש מכירות שחי על עמלות לא אוהב לעשות עבודה אדמיניסטרטיבית. השני – בזמן שהוא מנסה להשיג את מנהל השיווק של חברה א' כדי לשאול אם הוא מגיע לכנס, הוא מפספס שיחת מכירה פוטנציאלית עם חברה ב' שיכלה להכניס לכם מאה אלף שקלים.

חלוקת עבודה חכמה כבסיס להצלחה עסקית

שירותי מוקד טלפוני במיקור חוץ נועדו בדיוק בשביל זה – לאפשר לכם להתמקד במה שאתם עושים הכי טוב. אנחנו מטפלים עבורכם בכל הקשור לשיחות טלפוניות מול הלקוחות הקיימים או הפוטנציאליים לקראת הכנס. החיסכון בזמן הוא אדיר, וניצול משאבי החברה הופך להרבה יותר חכם ונכון. אתם שומרים על המורל של צוות המכירות שלכם גבוה, ובמקביל, יודעים שהכנס שלכם מטופל על ידי צוות ייעודי שעושה רק את זה – ועושה את זה הכי טוב שיש בישראל.

שקיפות מוחלטת או שום דבר – 3 כללי הברזל שלי לניהול מוקד

אחת החששות הגדולים ביותר של מנהלים בהוצאת שירותים למיקור חוץ היא אובדן השליטה. "איך אדע מה אומרים ללקוחות שלי?", "מה אם הנציג ישמע עייף ויהרוס לי את המותג?". אלו שאלות מצוינות ולגיטימיות לחלוטין. מהנסיון שלי, הדרך היחידה להפיג את החששות האלה היא באמצעות שקיפות מוחלטת וטכנולוגיה מתקדמת.

כשאתם עובדים עם גוף מקצועי באמת, אתם לא פשוט זורקים רשימה ומקווים לטוב. כל שיחה שמתקיימת מטעם העסק שלכם חייבת להיות מוקלטת. למה? כי זה נותן לכם שקט נפשי. השיחות נותרות זמינות עבורכם לצרכי בקרה בכל שעות היממה. אתם יכולים לשבת בערב עם כוס יין, להתחבר למערכת, ולשמוע בדיוק איך נציג המוקד ניהל שיחה עם לקוח אסטרטגי שלכם. אתם תשמעו את האדיבות, את המקצועיות, ואיך כל מתקשר מקבל מענה מקיף וסבלני שגורם לו לרצות לדבר איתכם שוב באירוע עצמו.

מנגנון הדיווח שהופך אתכם למנהלי-על

מעבר להקלטות, החשיבות של דיווח שוטף היא קריטית. לא מחכים לסוף הפרויקט כדי לגלות שרק עשרה אנשים אישרו הגעה. באמצעות מנגנון דיווח מתקדם ומותאם אישית (תפירה אישית של פתרונות, כבר אמרנו?), אתם מתעדכנים מדי יום בכל הנעשה. כמה שיחות יצאו? כמה אישרו? כמה ביקשו שיחזרו אליהם מחר? מי עדכן על שינוי בתפקיד? המידע הזה זורם אליכם בצורה ברורה ומסודרת, ומאפשר לכם לשמור על ראש שקט לחלוטין. אתם מתפנים לעבודה השוטפת, בידיעה גמורה שתחומי האחריות שהפקדתם בידי המוקד מתקדמים לשביעות רצונכם המלאה.

לשלם רק על מה שעובד – האם מודל מבוסס תוצאות הוא אמיתי?

בואו נדבר רגע על הפיל שבחדר – התקציב. ארגונים רבים חוששים מ"בור ללא תחתית" כשמדובר בשירותי מוקד טלפוני. משלמים על שעות גלובליות, על זמני המתנה, ועל נציגים שיושבים ובוהים במסך. אבל בעולם המקצועי האמיתי של שירותי B2B פרימיום, המשחק שונה לחלוטין.

אני מאמין גדול בכך שהתשלום צריך להיות מבוסס תוצאות בלבד. כן, קראתם נכון. המטרה שלנו היא לא רק "לסמן וי" על רשימת הטלפונים, אלא להביא לכם תוצאות בשטח – כלומר, אישורי הגעה ודאיים, מידע איכותי, ולידים חמים מהשטח. כשמעמידים לרשותכם צוות איכותי ומקצועי, ואפילו את האפשרות לבחור את נציג המוקד הספציפי שילווה את החברה שלכם, אתם מקבלים שותפים אמיתיים להצלחה של הכנס שלכם. אנחנו מצליחים רק כשאתם מצליחים להציג אולם מלא באנשי עסקים רלוונטיים.

צוות של אלופים: למה "טלפנים" הם נחלת העבר?

אני רוצה להתעכב רגע על נקודה מאד קריטית שמבדילה בין אירוע סביר לאירוע בלתי נשכח, וזה האנשים שמייצגים אתכם. יש הבדל תהומי בין "טלפן" לבין "איש מכירות ותיק מתחום שירות הלקוחות". טלפן קורא מדף. אם הלקוח שואל שאלה שלא מופיעה בדף, הטלפן נלחץ, מגמגם, ואומר "אני אבדוק ואחזור אליך". זה משדר חוסר מקצועיות ברמה שקשה לשקם.

לעומת זאת, כשהנציגים שלנו ב-WeCall, שהם מומחים עם קילומטראז' ארוך בעולמות השירות והמכירה, מרימים את הטלפון – הם מנהלים שיחה בגובה העיניים. הם לומדים את הארגון שלכם לעומק לפני תחילת הפרויקט. אם הלקוח שואל לגבי חנייה, דרכי הגעה, או אפילו איזה סוג של נטוורקינג יהיה באירוע – הנציג שלנו ידע לשלוף את התשובה באדיבות ובביטחון. זו רמת שירות שמקרינה ישירות על המותג שלכם. הלקוח מניח שאם זה הסטנדרט של מי שמתקשר לאשר הגעה, כנראה שהכנס עצמו יהיה מושקע ואיכותי אפילו יותר.

מעבר לאישור הגעה: מה קורה ביום שאחרי הכנס?

שירות מקצועי באמת לא מסתיים כשהכנס מתחיל. למעשה, אחת מנקודות התורפה הכי כואבות של חברות היא חוסר המעקב אחרי האירוע (Follow-up). השקעתם מיליונים, אנשים הגיעו, לחצו ידיים, אכלו בורקס יוקרתי, וחזרו למשרד. אם לא יצרתם איתם קשר תוך 48 שעות – פספסתם את המומנטום.

הצוות המנצח שלנו יודע להמשיך את העבודה גם ביום שאחרי. אנחנו מפעילים צוות ביצוע סקרים ומשובים עבור החברה, שמתקשר למשתתפים. "שלום מר כהן, רצינו להודות לך על השתתפותך בכנס אתמול. איך התרשמת מההרצאה המרכזית? האם תרצה שאחד ממנהלי תיקי הלקוחות שלנו ייצור איתך קשר להמשך בחינת שיתוף פעולה?".

השיחות הללו, שנעשות בזמן שהחוויה החיובית של הכנס עדיין טרייה בראשו של הלקוח, הן אלו שמייצרות את ה-ROI (החזר ההשקעה) האמיתי של האירוע שלכם. וכמובן, הכל מתבצע באותה רמת אדיבות, סבלנות ומקצועיות, תוך איסוף פרטים מדוקדק והפניית המידע הרלוונטי מיד בחזרה אליכם להמשך טיפול.

7 שאלות שמנכ"לים ומנהלי שיווק תמיד שואלים אותי (המדריך המקוצר)

במהלך השנים, גיליתי שרוב הלקוחות הגדולים שמגיעים אלינו עם חששות, שואלים פחות או יותר את אותן השאלות. ריכזתי עבורכם את השאלות הנפוצות ביותר, יחד עם התשובות הכנות שלי, כדי לעשות קצת סדר בבלאגן.

• האם השירות שלכם מתאים לאירועים פרטיים כמו חתונות או בר מצוות?

  לא. אנחנו מתמחים ב-B2B (עסקים לעסקים) ובאירועים וכנסים עסקיים בלבד. השפה, הגישה והכלים שלנו מותאמים לעולם העסקי ונועדו לייצר תוצאות לחברות וארגונים.

• מה יקרה אם הלקוח שלי ישאל שאלות מקצועיות מורכבות על הכנס?

  זו בדיוק הסיבה שאנחנו לא עובדים עם "מוקדנים מתחילים". הצוות שלנו עובר תהליך למידה לעומק של נתוני הפעילות העסקית שלכם. אם תעלה שאלה מאד ספציפית שאינה בסמכות הנציג, הוא יידע לנווט את השיחה באדיבות רבה, לאסוף את השאלה ולהבטיח שגורם מקצועי מטעמכם יחזור אליו מיד. הלקוח תמיד ירגיש שהוא בידיים טובות.

• האם שיחות טלפון לא נתפסות כ"הטרדה" בימינו?

  זה תלוי מי מתקשר ואיך. כשמתקשרים בצורה רובוטית ולוחצת – כן, זו הטרדה. כשאיש שירות ומכירות ותיק מתקשר כדי להעניק שירות אישי, לוודא שמקומו של הלקוח שמור, ולהציע עזרה – זה נתפס ככבוד וכשירות VIP.

• איך אני יכול להיות בטוח שאתם באמת עובדים לפי הסטנדרטים שלי?

  שקיפות מוחלטת. כל השיחות מוקלטות וזמינות לכם לבקרה 24/7, ואתם מקבלים מאיתנו דיווח יומי מפורט על כל הנעשה. אין הפתעות.

• האם אני יכול לבחור את הנציג שייצג את החברה שלי?

  בהחלט. אנו מעמידים לרשותך את האפשרות לבחור את נציג המוקד הטלפוני שילווה את החברה שלך, כדי שתוכל להרגיש חיבור אמיתי למי שמייצג את הקול של המותג שלך בחוץ.

• מתי הזמן האידיאלי להתחיל את סבב שיחות אישורי ההגעה?

  מנסיוני, הזמן האידיאלי הוא בין 7 ל-10 ימים לפני האירוע. זה קרוב מספיק כדי שהיומן של המנהל יהיה סגור וברור, ורחוק מספיק כדי לאפשר לנו לטפל בבעיות או לאתר מחליפים במידה ואיש הקשר המקורי אינו יכול להגיע.

• מה לגבי שירותי טלמיטינג לקביעת פגישות בלי קשר לכנס?

  מעולה ששאלתם! חברת WeCall מספקת מעטפת שלמה של פתרונות תומכי שירות ומכירה. אישורי הגעה הם רק ההתחלה. אנו מציעים גם שירותי טלמיטינג לקביעת פגישות עסקיות לאורך כל השנה, כדי להגדיל את המכירות ואת הרווחיות שלכם באופן משמעותי ועקבי.

השילוב המנצח בין טכנולוגיה לאנושיות – הדרך הבטוחה לאולם מלא

אם הגעתם עד לכאן, אתם כבר מבינים שאישורי הגעה לכנסים עסקיים הם הרבה יותר מ"לעשות וי" על רשימה. מדובר במבצע אסטרטגי שדורש תכנון, רגישות, יכולות מכירה גבוהות, ובעיקר – ניסיון מוכח. בעולם שבו כולם מתחבאים מאחורי מסכים, הודעות ווטסאפ רובוטיות וטפסי הרשמה דיגיטליים, שיחת טלפון איכותית, אנושית ומקצועית היא הדרך שלכם לבלוט מעל המתחרים.

הצוותים שלנו יודעים לקחת את רשימות המוזמנים שלכם, להפיח בהן חיים, לנקות ולטייב את הנתונים, וליצור קשרים אנושיים וחמים עם האנשים שהכי חשוב לכם לראות באירוע שלכם. התהליך הזה משחרר אתכם ואת הצוותים האורגניים שלכם להתעסק במה שאתם באמת טובים בו – ניהול העסק שלכם, סגירת עסקאות והכנת התוכן המנצח לכנס.

אז רגע לפני שאתם מתחילים להזיע מול רשימות אקסל אינסופיות ולדרוש מהעובדים שלכם לבצע מטלות שהם שונאים, זכרו ששירותי מוקד טלפוני איכותיים מבית WeCall נמצאים כאן כדי לספק לכם את אותו שקט תעשייתי שאתם כה זקוקים לו. עם שקיפות מלאה, מודל תשלום מבוסס תוצאות, ונציגים שהם חוד החנית של עולם השירות והמכירה בישראל – אתם יכולים להיות בטוחים שהשיחות הנכנסות והיוצאות שלכם נמצאות בידיים הכי טובות שיש. נתראה בכנס הבא שלכם, והפעם – עם אולם מלא, אנרגיות שיא, והמון הזדמנויות עסקיות חדשות.