שירותי מזכירות לחברות כוח אדם והשמה: כך תחסכו זמן וכסף

אם הגעתם לכאן, כנראה שאתם מבינים שמשהו בתהליך העבודה הנוכחי שלכם חייב להשתדרג.

תחום כוח האדם וההשמה הוא אולי הזירה התחרותית והמהירה ביותר בעולם העסקי כיום.

מועמדים שולחים קורות חיים ל-10 חברות במקביל, ומצפים לתשובה אתמול.

מעסיקים לוחצים עליכם לספק טאלנטים איכותיים, וכועסים כשהתקנים נשארים פתוחים.

ובאמצע? אתם והצוות שלכם, מנסים לג'נגל בין ראיונות, סינון קורות חיים, טלפונים שלא מפסיקים לצלצל, וניסיונות נואשים להביא לקוחות B2B חדשים.

מניסיוני רב השנים בניהול מערכי שירות ומכירות מורכבים, אני רואה בדיוק היכן רוב חברות ההשמה מאבדות כסף, והרבה ממנו.

זה לא קורה בגלל חוסר מקצועיות בגיוס, אלא בגלל "דליפות" בצנרת התקשורת הארגונית.

במאמר הזה, אני הולך לצלול איתכם לעומק המנגנון שמפריד בין חברות השמה שמדשדשות במקום, לבין חברות שצומחות בקצב אקספוננציאלי.

אנחנו נפרק לגורמים את המשמעות האמיתית של שירותי מזכירות מתקדמים, נבין למה רוב המוקדים הסטנדרטיים פשוט לא מתאימים לתחום שלכם, ונגלה איך הופכים מאגרי נתונים "מתים" למכרה זהב של ממש.

אני מבטיח לכם קריאה מרתקת, נטולת קלישאות, שתשנה לחלוטין את הדרך בה אתם מסתכלים על הטלפון במשרד שלכם.

בואו נתחיל.

1. למה חברות כוח אדם וגיוס מדממות כסף כשאין מענה מקצועי?

תעשיית ההשמה חיה ונושמת על מהירות ותגובתיות.

המועמד של היום, במיוחד בתחומי הטכנולוגיה, הפיננסים והניהול, סובל מחוסר סבלנות כרוני. ויש לו סיבה טובה.

כשהוא לוחץ "שלח קורות חיים", הוא מצפה להתייחסות מיידית.

אם לא תחזרו אליו תוך שעות ספורות (ולפעמים דקות), המתחרים שלכם יעשו את זה.

אבל המציאות במשרדי חברות ההשמה שונה לגמרי. הרכזות והרכזים שלכם עסוקים בראיונות עומק, בשיחות מול מנהלי משאבי אנוש של חברות מגייסות, ובכתיבת חוות דעת.

הם פשוט לא פנויים להיות "על הקו" כל הזמן.

האשליה של "נחזור אליהם אחר כך"

זהו אולי השקר המוסכם הנפוץ ביותר במשרדים.

הטלפון מצלצל, מועמד פוטנציאלי מתקשר לברר לגבי משרה שפורסמה בלינקדאין, אבל כולם בפגישות.

הוא משאיר הודעה (אם יש לו סבלנות), או פשוט מנתק וממשיך לחברה הבאה.

כשהרכזת סוף סוף מתפנית לחזור אליו בסוף היום, הוא כבר זומן לראיון דרך סוכנות אחרת.

זהו הפסד כפול: גם פספסתם עמלת השמה פוטנציאלית, וגם פגעתם במוניטין שלכם מול החברה המגייסת שחיכתה למועמדים.

2. ההבדל התהומי בין "מוקד הודעות" לשירותי מזכירות ו-SDR במיקור חוץ

הרבה חברות מנסות לפתור את הבעיה הזו על ידי שכירת "מוקד הודעות" זול.

אתם מכירים את זה: נציגה משועממת שעונה "חברת איקס שלום, הם בישיבה, אפשר למסור הודעה?"

זה אולי היה עובד בשנות ה-90. היום, זה פשוט מעורר אנטגוניזם.

מועמד איכותי, או גרוע מכך – לקוח B2B (חברה שמחפשת לשכור את שירותיכם), שנתקל במענה רובוטי ולקוני, מקבל רושם של עסק קטן, לא זמין ולא רלוונטי.

כשהנציג הוא הפנים של הארגון שלכם

מהניסיון שלנו ב-WeCall לאורך יותר מעשור, הבנו ששיחה טלפונית היא הרבה יותר מ"לקיחת הודעה".

היא חלון הראווה שלכם.

שירותי מזכירות מקצועיים לעסקים בתחום ההשמה חייבים להתבצע על ידי נציגים מיומנים, בעלי אינטליגנציה רגשית גבוהה, שמבינים עניין.

הם לא שם כדי לנתק מהר את השיחה. הם שם כדי:

• לנהל שיחת תגלית ראשונית: להבין מי המועמד, לאיזו משרה פנה, ומה הסטטוס שלו.
• לשדר יוקרה וסמכות: לדבר במונחים מקצועיים של עולם משאבי האנוש.
• לסנן ולהכווין: להעביר לרכזת הרלוונטית רק את הלידים שכבר עברו סינון ראשוני, מתומצת וממוקד.

3. טיפול בלידים קיימים: אל תתנו להם להתקרר

חברות השמה משקיעות הון עתק בקמפיינים ממומנים בגוגל, פייסבוק, לינקדאין ואתרי דרושים כדי לייצר זרם של קורות חיים ולידים.

אבל מה קורה כשהליד כבר נכנס למערכת?

כאן מתחילה העבודה האמיתית, וכאן רוב העסקים נופלים.

טיפול בלידים קיימים (מועמדים שפנו הרגע, או חברות שהשאירו פרטים לקבלת הצעת מחיר לגיוס) דורש מתודולוגיה מדויקת.

אנחנו לא מאמינים בשיחות של "ראינו שהשארת פרטים". זה חלש, זה לא משכנע, וזה משדר חוסר ערך.

תפירה עילית של תסריטי שיחה למקסום המרות

כדי לטפל בליד קיים בצורה מושלמת, הצוות חייב להשתמש בתסריט שיחה חכם שמתאים לדינמיקה של עולם הגיוס.

במקום לשאול "אתה מחפש עבודה?", נציג מקצועי ישאל: "ראיתי את הרקע שלך בניהול פרויקטים, ויש לנו כרגע שתי משרות דיסקרטיות שיכולות להוות קפיצת מדרגה משמעותית עבורך. מתי נוכל לקבוע שיחת וידאו עם רכזת הבכירים שלנו?"

שימו לב להבדל. זה לא מוקדן. זה צייד ראשים (Headhunter) ברמת SDR.

הטיפול כולל גם התגברות על התנגדויות. מועמד שאומר "אני כבר בתהליך מתקדם בחברה אחרת" לא נזרק לפח. הנציג המיומן יודע לשמור אותו קרוב: "מצוין, תמיד טוב שיש תוכנית גיבוי חזקה. בוא נשריין שיחה קצרה רק כדי שנוכל להציג לך אופציה שניה, למקרה שהתהליך הנוכחי לא יבשיל".

4. חימום לידים רדומים והחייאת מאגרי קורות חיים: קסם ששווה המון כסף

זה אולי הסעיף המרתק ביותר, והמקום שבו חברות השמה יכולות להגדיל את הרווחיות שלהן בעשרות אחוזים בלי להוציא שקל נוסף על שיווק.

לכל חברת כוח אדם יש במערכת ה-CRM שלה אלפי, לפעמים עשרות אלפי, קורות חיים.

מועמדים שפנו לפני שנה, שנתיים, או חמש שנים.

הם מוגדרים במערכת כ"לא רלוונטיים", "מצאו עבודה", או סתם שוכבים שם כאבן שאין לה הופכין.

זהו בית קברות ללידים, אבל מניסיוני, יש שם חיים.

איך מעירים דובים משנת החורף שלהם?

חימום לידים רדומים והחייאתם זו אומנות של ממש.

האדם שדיברתם איתו לפני שנתיים והיה "ג'וניור", הוא עכשיו איש מקצוע עם שנתיים ניסיון שאולי בדיוק מתחיל להרגיש מיצוי במקום העבודה הנוכחי שלו.

מנהלת ה-HR שלא רצתה לעבוד איתכם לפני שלוש שנים כי "יש להם ספקים קבועים", אולי בדיוק החליפה תפקיד, או שהספקים שלה אכזבו אותה אתמול.

תהליך של החייאת לידים מתחיל בטיוב נתונים מורכב. נציגים ברמה גבוהה מתקשרים למאגר הרדום עם פנייה אלגנטית, לא דוחפת, שמטרתה לחדש את הקשר.

"שלום דוד, מדבר גלעד מחברת WeCall, אנחנו מנהלים את מערך הקשרים האסטרטגיים של חברת ההשמה איקס. לפני כשנתיים היית איתנו בקשר. אנחנו בדיוק מרחיבים את מאגר הטאלנטים שלנו לתפקידי ניהול מבוקשים, ורצינו להתעדכן היכן אתה נמצא היום בקריירה שלך…"

פעולה סיסטמטית כזו שולפת החוצה את היהלומים מתוך הבוץ. היא מייצרת מאגר קורות חיים רענן ועדכני, ומביאה פניות חמות מאנשים שבכלל לא חשבו לחפש עבודה אקטיבית באותו בוקר.

5. פיתוח עסקי B2B: קביעת פגישות עם חברות מגייסות

הצד השני של המטבע בעולם ההשמה הוא הבאת לקוחות חדשים – מעסיקים שיתנו לכם את המשרות שלהם.

ללא משרות איכותיות ובלעדיות, גם מאגר המועמדים הטוב בעולם לא שווה הרבה.

כאן נכנס לתמונה שירות טלמיטינג B2B ברמה הגבוהה ביותר.

לפרוץ את חומות ההגנה של מנהלות משאבי אנוש, סמנכ"לי כספים או מנכ"לים של חברות טק, זו משימה שטלפנים מתחילים פשוט לא מסוגלים לבצע.

פיצוח תהליכי B2B מורכבים

מנהל HR מקבל עשרות פניות ביום מחברות כוח אדם שמבטיחות לו "את המועמדים הכי טובים".

הוא מסנן אותם באופן אוטומטי.

כדי לקבוע פגישה עסקית איכותית, נדרש נציג שהוא איש מכירות ופיתוח עסקי בנשמתו. מישהו שיודע לדבר במונחים של חיסכון בעלויות גיוס, צמצום זמני איוש משרות (Time to Hire), ואחוזי שימור עובדים.

הצוותים הייעודיים שאנו בונים ללקוחותינו לומדים את הלקוח לעומק.

הם מבינים מה מייחד את חברת ההשמה הספציפית (נישה מסוימת? טכנולוגיית איתור מתקדמת? שירות בוטיק?), ויודעים להעביר את המסר הזה בצורה חדה ומסקרנת בשיחה של 60 שניות, שמטרתה אחת ויחידה: לקבוע פגישת וידאו או פגישה פרונטלית ביומן של מנהל הגיוס בחברה המטרה.

6. ניהול אישורי הגעה (RSVP) לכנסים עסקיים וימי זרקור

חברות השמה רבות יוזמות אירועים עסקיים כדי למתג את עצמן ולמשוך קהל איכותי.

זה יכול להיות "יום זרקור" למועמדי סייבר, כנס למנהלי משאבי אנוש בנושא מגמות גיוס, או וובינר מקצועי.

הבעיה? אנשים נרשמים, אבל לא תמיד מגיעים (No Show).

אין דבר מתסכל יותר מלהשקיע עשרות אלפי שקלים בהפקת אירוע B2B, ולעמוד מול אולם חצי ריק.

הפסיכולוגיה של הבטחת נוכחות

ניהול אישורי הגעה לאירועים עסקיים שונה לחלוטין מאישורי הגעה לחתונות. (ואגב, אנחנו ב-WeCall מתעסקים אך ורק במגזר העסקי).

אי אפשר סתם לשלוח SMS או להתקשר ולשאול "אתה בא?". זה מזלזל בלקוח העסקי.

השיחה צריכה להיות שיחת ערך:

"בוקר טוב, מדברים מטעם הנהלת הכנס. אנחנו רואים שנרשמת, וחשוב לנו לעדכן אותך שבעקבות הביקוש הוספנו פאנל מיוחד בנושא שילוב AI בתהליכי גיוס. רצינו לוודא שהכרטיס שלך אכן משוריין ושתנכח, כדי שנוכל להיערך מבחינת חומרי העבודה שיחולקו למשתתפים".

שיחה כזו לא רק מבטיחה את ההגעה, היא מעלה את הציפייה לקראת האירוע וממצבת את הכנס כאירוע חובה שאי אפשר לפספס.

7. המפתח האמיתי: איכות הנציגים (כוח אדם שמביא כוח אדם)

בסופו של יום, כל האסטרטגיות שבעולם יקרסו אם האדם שמחזיק את שפופרת הטלפון אינו איש מקצוע.

רוב המוקדים (Call Centers) הסטנדרטיים בישראל מתבססים על תחלופה גבוהה של צעירים אחרי צבא, סטודנטים שעובדים משמרת וחצי בשבוע, ואנשים שמחפשים "עבודה זמנית".

התוצאה היא חוסר יציבות, חוסר הבנה של העולם העסקי, ושחיקה מהירה.

למה אנחנו עושים את זה אחרת?

מהות הפעילות שלנו מושתתת על ההבנה שאי אפשר להפקיד נכסים עסקיים יקרים (לידים ולקוחות פוטנציאליים) בידיים לא מיומנות.

הצוותים המטפלים בחברות השמה חייבים להיות מורכבים מנציגי שירות ומכירות ותיקים, אנשים עם ניסיון חיים, שמסוגלים לנהל שיחת חולין (Small talk) עם סמנכ"ל, ובאותה נשימה להפגין אמפתיה כלפי מועמד שפוטר לאחרונה ומחפש את דרכו.

כשמשקיעים ב"תפירה עילית" של צוות ייעודי, שלומד את הארגון מבפנים ומזדהה איתו, התוצאות בשטח אינן מאחרות לבוא: אחוזי ההמרה מזנקים, חווית הלקוח משתפרת פלאים, ומנהלי חברת ההשמה יכולים סוף סוף להתפנות למה שהם באמת טובים בו – סגירת עסקאות גיוס.

8. 5 שאלות חמות שחברות השמה שואלות אותנו תמיד

ש: האם שירותי המזכירות החיצוניים לא יגרמו למועמדים להרגיש שהם מדברים עם "מוקד אטום"?

ת: בדיוק ההפך. כשהשירות מבוצע על ידי נציגים בכירים שלמדו את ה-DNA של החברה שלכם, המועמד מקבל חוויה של חברת השמה ענקית, מסודרת ויוקרתית. הנציג שלנו מציג את עצמו כחלק אינטגרלי מהצוות שלכם, והזמינות המיידית רק מחזקת את האמון של המועמד בכם.

ש: איך אפשר להחיות מאגר קורות חיים בן 3 שנים? רובם בטח עובדים.

ת: זה בדיוק סוד הקסם. העובדה שהם עובדים כבר 3 שנים הופכת אותם למועמדים פאסיביים ואיכותיים ביותר. חברות טק חולמות על מועמדים כאלה. פנייה נכונה, שמבררת בטאקט אם הם פתוחים לשמוע על "הזדמנות קפיצת מדרגה", מייצרת עניין אצל אחוז ניכר מהם. אלו לידים שאין למתחרים שלכם.

ש: האם אתם מתאמים גם פגישות עם חברות B2B ולא רק מטפלים במועמדים?

ת: בהחלט. זו אחת מזרועות הצמיחה החזקות ביותר. אנו מפעילים שירותי טלמיטינג ו-SDR מתקדמים כדי לייצר פגישות בין הנהלת חברת ההשמה לבין מנהלי גיוס בחברות גדולות. אנחנו יודעים לצלוח את המזכירות והסינונים ולייצר פגישות עסקיות חמות.

ש: מה קורה אם הליד מתחיל לשאול שאלות מקצועיות מורכבות על המשרה?

ת: נציג מיומן יודע לנהל את השיחה ולא להיות מנוהל. אם עולה שאלה טכנית עמוקה, התסריט מנחה לומר: "זו שאלה מצוינת שנכנסת לרזולוציות המקצועיות של התפקיד. בדיוק לשם כך אני קובע לך כעת שיחה עם הרכזת הטכנולוגית הבכירה שלנו". כך אנחנו משמרים סמכות מבלי לגמגם או להמציא תשובות.

ש: תוך כמה זמן אפשר לראות תוצאות מהחייאת לידים קיימים?

ת: באופן כמעט מיידי. ברגע שהצוות מתחיל לרוץ על מאגר הנתונים עם התסריט המדויק שבנינו, כבר בימים הראשונים מתחילים לצוץ לידים שחזרו לחיים ומבקשים להתקדם בתהליך. זו פעולה של "קציר מיידי" (Low hanging fruit).

סיכום הדברים: הגיע הזמן להפסיק להשאיר כסף על השולחן

בעידן שבו חברות מתחרות על כל כישרון ועל כל משרה, השארת מערך התקשורת שלכם ליד המקרה היא הימור מסוכן.

הלידים הרדומים שלכם שווים כסף. הלידים הקיימים שמתקררים בגלל חוסר מענה שווים אפילו יותר.

והלקוחות העסקיים שלא מצליחים לתפוס אתכם? הם כבר סגרו מול המתחרה שני רחובות ליד.

מעבר למודל של שירותי מזכירות מקצועיים ומוקד יוקרתי במיקור חוץ, משחרר את הארגון שלכם לעסוק בליבה – בגיוס, באבחון, ובסגירת חוזים.

במקום לרדוף אחרי הטלפון, הטלפון מתחיל לעבוד בשבילכם.

השילוב של סינון לידים חכם, חימום מתמיד של מאגרים קיימים, תיאום פגישות B2B מדויקות, וניהול אישורי הגעה לאירועים העסקיים שלכם, הופך כל חברת כוח אדם בינונית לאימפריה של השמה.

אל תתפשרו על פחות מהטוב ביותר עבור הלקוחות והמועמדים שלכם. הצוות הנכון שיעמוד בחזית, הוא זה שיכריע את קצב הצמיחה שלכם בשנים הבאות.